กรณีบริษัทฯ ประกอบกิจการผลิตสินค้าขายทั้งในประเทศ และต่างประเทศ ซึ่งบริษัทฯ มีฝ่ายขาย – ส่งออกที่จะต้องเดินทางไปต่างประเทศเพื่อติดต่อประสานงานกับลูกค้า นั้น
โดยทั่วไป รายการรายจ่ายใดๆ ที่จะนำมาถือเป็นรายจ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิเพื่อเสียภาษีเงินได้นิติบุคคล ได้นั้น ต้องเป็นไปตามหลักเกณฑ์ และเงื่อนไขดังต่อไปนี้
โดยต้องครบองค์ประกอบทุกข้อดังนี้
....1. ต้องเป็นรายจ่ายที่เกี่ยวเนื่องโดยตรงกับการประกอบกิจการ ซึ่งได้แก่ รายจ่ายที่เกิดขึ้นเป็นปกติธุระในการดำเนินกิจการทั่วไป
....2. ต้องเป็นรายจ่ายเพื่อหากำไรหรือเพื่อกิจการโดยเฉพาะ และพิสูจน์ได้ว่า มีเหตุผลอันสมควรที่จะจ่ายรายการรายจ่ายนั้น
....3. ต้องเป็นรายจ่ายที่มีหลักฐานการจ่ายที่สามารถพิสูจน์ผู้รับได้ ได้แก่ ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี ใบสั่งของ ใบแจ้งหนี้ เป็นต้น สำหรับในบางกรณีที่ไม่มีการจ่ายเงิน หรือค่าตอบแทนอย่างอื่น แต่เกิดค่าใช้จ่ายขึ้น เช่น กรณีภัยพิบัติต่างๆ อุบัติเหตุ การฉ้อโกง การลักขโมย ฯลฯ กิจการต้องแสวงหาหลักฐานที่จะสนับสนุนรายการรายจ่ายดังกล่าว เช่น หลักฐานการแจ้งความลงบันทึกประจำวันของเจ้าหน้าที่ตำรวจ ภาพถ่าย ข่าวสารหนังสือพิมพ์ เป็นต้น
....4. ต้องเป็นรายจ่ายสิ้นเปลืองหมดไปที่ไม่ก่อให้เกิดเป็นทรัพย์สินหรือสิทธิที่มีอายุการใช้งานเกินกว่าหนึ่งรอบระยะเวลาบัญชี มิฉะนั้น อาจถือเป็นรายจ่ายอันมีลักษณะเป็นการลงทุน
....5. รายจ่ายในการดำเนินงานเกิดขึ้นในรอบระยะเวลาบัญชีปีใด ให้ถือเป็นรายจ่ายของรอบระยะเวลาบัญชีนั้น เว้นแต่ในกรณีที่ไม่สามารถกำหนดจ่ายในรอบระยะเวลาบัญชีใด ก็ให้ถือเป็นรายจ่ายของรอบระยะเวลาบัญชีปีที่รายจ่ายนั้นกำหนดจำนวนที่แน่นอนได้
....6. ต้องไม่เข้าลักษณะเป็นรายจ่ายที่ต้องห้ามตามเงื่อนไขแห่งประมวลรัษฎากร มาตรา 65 ทวิ และมาตรา 65 ตรี แห่งประมวลรัษฎากร
….รายจ่ายที่เกี่ยวเนื่องโดยตรงกับการประกอบกิจการ และรายจ่ายเพื่อหากำไรหรือเพื่อกิจการโดยเฉพาะ ได้แก่ รายจ่ายที่เกิดขึ้นเป็นปกติธุระในการดำเนินกิจการทั่วไป ที่มีที่มาที่ไป หรือเหตุผลความจำเป็นที่ต้องจ่ายรายจ่ายรายการนั้น เช่น ค่าใช้จ่ายในการนำพนักงานของบริษัท ไปทัศนาจรเป็นการพักผ่อนเพื่อเสริมสร้างสมรรถภาพและกำลังใจในการปฏิบัติงาน โดยจัดเป็นคณะมิใช่เจาะจงเป็นการเฉพาะราย ค่าใช้จ่ายดังกล่าวเข้าลักษณะเป็นรายจ่ายเพื่อกิจการของบริษัทโดยตรง ไม่ต้องห้ามตามมาตรา 65 ตรี (3) แห่งประมวลรัษฎากร การนำทรัพย์สินของบุคคลอื่นมาใช้ในกิจการของบริษัท โดยไม่ต้องเสียค่าเช่า แต่บริษัท ต้องออกค่าซ่อมแซม ออกอะไหล่และส่วนประกอบ หรือออกค่าน้ำมันเชื้อเพลิงหรืออื่นๆ โดยมติของที่ประชุมผู้ถือหุ้น รายจ่ายดังกล่าว ถือเป็นรายจ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิได้ ไม่ต้องห้ามตามมาตรา 65 ตรี (13) แห่งประมวลรัษฎากร
ต่อข้อถามว่า ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจากการดำเนินกิจการดังกล่าวดังต่อไปนี้ สามารถนำมาเป็นค่าใช้จ่ายได้หรือไม่ แล้วต้องใช้เอกสารหลักฐานใดบ้างมาประกอบเพื่อเป็นค่าใช้จ่ายที่สรรพากรยอมรับได้
....1. ค่าตั๋วเครื่องบิน (หากพนักงานทำการจองโดยผ่านทางเวบนายหน้าที่รับจองตั๋วเครื่องบิน, ที่พัก โดยจะได้ราคาถูก เช่น จองผ่าน Traveloka) ซึ่งทางเวปดังกล่าวสามารถออกใบเสร็จรับเงินในนามผู้เดินทางได้เท่านั้น
....2. ค่าที่พัก (จองผ่านเวป เช่นเดียวกับตั๋วเครื่องบิน ซึ่งทางเวปดังกล่าวจะสามารถออกใบเสร็จรับเงินในนามผู้เข้าพัก ได้เท่านั้น)
....3. ค่าอาหารและเดินทาง เช่น ค่าอาหารที่ไม่มีบิลและค่าแท็กซี่
การการตามข้อ 1 – 2 หากใบเสร็จออกในนามพนักงานหรือกรรมการ ซึ่งเป็นผู้เดินทางไปพบลูกค้า นั้น
ขอเรียนว่า
....บริษัทฯ ต้องมีหลักฐานที่พิสูจน์ได้ว่า ค่าใช้จ่ายดังกล่าวเป็นรายจ่ายที่เกิดขึ้นเป็นปกติธุระในการดำเนินกิจการทั่วไป ที่มีที่มาที่ไป หรือเหตุผลความจำเป็นที่ต้องจ่ายรายจ่ายรายการนั้น เช่น มีการขออนุมัติเดินทาง และมีรายงานการเดินทาง ตลอดจนผลกระทบที่เกิดขึ้นจากการเดินทางไปต่างประเทศ และมีเอกสารหลักฐานการจ่ายเงินประกอบการจ่ายค่าใช้จ่ายดังกล่าว เว้นแต่กรณที่ผู้รับไม่ออกหลักฐานใดๆ หรือเป็นหลักฐานที่ไม่สมบูรณ์ครบถ้วน ก็ให้จัดทำ “ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน” ตามคู่มือการจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีที่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ ของกรมสรรพากร
(http://www.rd.go.th/publi…/seminar/SMEManualDoc_20062559.pdf)
....มิฉะนัน อาจถือเป็นรายจ่ายต้องห้าม ดังตัวอย่างต่อไปนี้
....“รายจ่ายค่าเดินทางของกรรมการผู้จัดการกับพวก กรณีไม่มีรายงานการประชุมที่อนุมัติให้เดินทาง และเมื่อเดินทางกลับมาก็ไม่มีรายละเอียดรายงานการเดินทางและไม่มีเอกสารอื่นใดเป็นหลักฐานว่าเดินทางไปในกิจการ ถือได้ว่าเป็นรายจ่ายในการเดินทางไปในเรื่องส่วนตัว และมิใช่เป็นรายจ่ายเพื่อหากำไรหรือเพื่อกิจการโดยเฉพาะ ไม่มีสิทธินำมาหักเป็นรายจ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิตามมาตรา 65 ตรี (3) และ (13) แห่งประมวลรัษฎากร” (คำพิพากษาฎีกา ที่ 2951/2527)

ปล. เป็นคำถามเดียวกับของคุณ Chilly Modz ที่ถามผมไปใน FB เมื่อ 21 มิถุนายน พ.ศ. 2560 เวลา 14:48 น. ผมจึงลอกคำตอบมาวางเช่นเดียวกัน

อาจารย์คะรบกวนขออ้างอิงตามกฎหมาย, คำสั่งจากสรรพากร หรือข้อหารือ หน่อยได้มั้ยคะ

ขอบคุณค่ะ